Ausschreibung: Vertragsverwaltung - DE-München Vertragsverwaltung Dokument Nr...: 377207-2020 (ID: 2020081109112101589) Veröffentlicht: 11.08.2020 * DE-München: Vertragsverwaltung 2020/S 154/2020 377207 Auftragsbekanntmachung Dienstleistungen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München mbH Postanschrift: Heimeranstr. 31 Ort: München NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt Postleitzahl: 80339 Land: Deutschland E-Mail: [6]vergabe@gwg-muenchen.de Telefon: +49 89-55114-0 Fax: +49 89-55114-315 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]https://my.vergabe.bayern.de Adresse des Beschafferprofils: [8]https://my.vergabe.bayern.de I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung I.3)Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: [9]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId /platformId/1/tenderId/196191 Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: [10]https://my.vergabe.bayern.de Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter: [11]https://my.vergabe.bayern.de I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Andere: Städtische Wohnungsgesellschaft I.5)Haupttätigkeit(en) Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Vertragsmanagement-geb Referenznummer der Bekanntmachung: 2020-V-geb II.1.2)CPV-Code Hauptteil 79994000 Vertragsverwaltung II.1.3)Art des Auftrags Dienstleistungen II.1.4)Kurze Beschreibung: Ausschreibung, Entwicklung und Einführung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements. II.1.5)Geschätzter Gesamtwert II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2)Beschreibung II.2.1)Bezeichnung des Auftrags: II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s) II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt Hauptort der Ausführung: München II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Erfassung und Systematisierung (Phase 1) Der erste Schritt wird die Erfassung und Systematisierung der bisher uneinheitlichen Vertragslandschaft der gesamten GWG sein. Dabei sollen die vorhandenen Verträge insbesondere nach Vertragsarten und Risikopotential erfasst werden. Hierzu sollen die Wettbewerbsteilnehmer Vorschläge machen, wie und nach welchen Kriterien sie die systematische Erfassung der Vertragslandschaft der GWG angehen möchten. Alle hierzu angefertigten Dokumente inkl. Protokolle, Notizen, etc. werden der GWG übergeben. Zu diesem ersten Schritt liegen bereits Voruntersuchungen vor (siehe Anlage Management-Handbuch: Vertragsmanagement GWG München) Vertragsmanagement gestalten (Phase 2) In einer zweiten Phase sollen die Berater gemeinsam mit den zuständigen Personen der GWG ein passendes Vertragsmanagement entwerfen, gestalten und prozessual umsetzten. Dazu müssen insbesondere Prozesse entwickelt werden, wie und unter Beteiligung welcher Stellen in der GWG Verträge zukünftig angebahnt, gestaltet, abgeschlossen, die Durchführung überwacht und der gesamte Vertragslebenszyklus in einem IT-Tool erfasst werden sollen. Rechtsberatung ist nicht Bestandteil des Projekts. Nach oder parallel zu der prozessualen Umsetzung muss gemeinsam mit der IT-Abteilung die IT-technische Umsetzung der Vertragserfassung beginnend von der Vertragsanbahnung über den Abschluss und die Ablage bis hin zum Monitoring laufender Verträge entwickelt werden. Dabei ist auch zu prüfen, ob der Einsatz von SAP Tools für die vorliegende Aufgabestellung wirtschaftlich und sinnvoll ist, da SAP bei der GWG in anderen Bereichen bereits im Einsatz ist. Erst im Laufe des Projektes entscheidet die GWG, ob auch die Phase 3 vom selben AN bearbeitet werden soll. Phase 3 darf nur nach gesonderter Aufforderung durch die GWG begonnen werden*. Technische Lösung (Phase 3*) In einer dritten Phase soll schließlich aufgrund der Ist Aufnahme das Vertragsmanagement und die technische Lösung in der GWG konkret umgesetzt werden. Dabei obliegt den Beratern die Ausarbeitung eines Lastenheftes, Erstellung vergaberechtskonformen Vergabeunterlagen, die Auswahl und Anpassung eines entsprechenden Vertragsentwurfes, die Erstellung eines kompletten Vergabepaketes, die Begleitung der Vergabe (mit Bieterfragen, Verhandlungsgesprächen) und schließlich die Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen bei der Etablierung der notwendigen und in Phase 2 entwickelten Prozesse. Alle Phasen können sich nach Absprache mit der GWG ggf. überlappen oder parallel ablaufen. II.2.5)Zuschlagskriterien Die nachstehenden Kriterien Qualitätskriterium - Name: Qualität des Konzeptes für die fachlich-inhaltliche Durchführung der Ausschreibung / Gewichtung: 30 Qualitätskriterium - Name: Termin- und Personalkonzept (Beschreibung der jeweils zum Einsatz vorgesehenen Kapazitäten, Beschreibung der vorgesehenen Aufgaben.) / Gewichtung: 30 Preis - Gewichtung: 40 II.2.6)Geschätzter Wert II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Beginn: 14/12/2020 Ende: 30/09/2021 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Es ist beabsichtigt die o. g. Leistungen jeweils für die Phase 1, 2 und 3 zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt stufenweise. Aus der stufenweisen Beauftragung kann kein Anspruch auf die Beauftragung weiterer Stufen abgeleitet werden. II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Anzahl der Bewerber: 5 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: 1. Referenzen: Die reine Menge der benannten Referenzen ist nicht ausschlaggebend, sondern vor allem auch deren Vergleichbarkeit mit der hier zur Vergabe anstehenden Leistung. Vor diesem Hintergrund und im Interesse der Aufwandsminimierung für die Bewerber sind hinsichtlich der Referenzen nur (maximal, d. h., sofern vorhanden) 5 Referenzen wertbar. (Gewichtung 70 %), 2. Beraterprofile und die durch die Ausführungen zu den abgefragten Aspekten zum Ausdruck gebrachte Ausprägung der Erfüllung der jeweiligen Kriterien (Gewichtung 30 %). II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: nein II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot der Bewerber zu erteilen. Die persönliche Leistungspflicht der in der Verhandlung benannten Person(en) wird vertraglich festgeschrieben. Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1)Teilnahmebedingungen III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Die Teilnahme am Verfahren ist als Einzelbewerber, als Bewerbergemeinschaft oder auch unter Hinzuziehung von Sub-/Unterauftragnehmern zulässig. Eine Bewerbergemeinschaft hat die nachfolgend geforderten Eignungsnachweise unter III.1.1) lit. b) bis lit. f) und III.1.2) lit. g) und h) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Sub-/Unterauftragnehmer hat für die von ihm zu übernehmenden Leistungen die nachfolgenden Eignungsnachweise unter III.1.1) lit. b) bis lit. f) sowie im Falle der Eignungsleihe ggf. auch III.1.3) lit. l) vorzulegen. Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen: a) Formloser Teilnahmeantrag/Anschreiben, b) Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen; Anzahl der fließend Deutsch und fließend Englisch sprechenden Mitarbeiter, die für Dienstleistungen der hier ausgeschriebenen Art zum Einsatz kommen, c) Eigenerklärung zur Berufs- und Handelsregistereintragung, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist, d) Eigenerklärung, dass eine Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat (vgl. Vordruck Anlage 3 der Bewerbungsbedingungen); Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB und 124 GWB, f) Teilnahmeerklärung. III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen: g) Eigenerklärung zur wirtschaftlichen Situation mit Angaben über den Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen sowie für den Unternehmensteil, in dessen Zuständigkeit die zu vergebende Leistung fällt, h) Eigenerklärung des Unternehmens, dass es über eine Betriebshaftpflichtversicherung/Berufshaftversicherung verfügt sowie Angabe der Höhe der Versicherungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, i) Eigenerklärung Bewerbergemeinschaften, j) Eigenerklärung Einsatz anderer Unternehmen/Unterauftragnehmer, k) ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Bei den vorzulegenden Unterlagen III.1.1) und III.1.2) handelt es sich um Ausschlusskriterien III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Referenzen: Konkrete und detaillierte Nachweise vergleichbarer Referenzprojekte zur Einführung eines Vertragsmanagements, bei denen bestehende/IST-Prozesse erfasst und, hierauf aufbauend/hieraus abgeleitet, SOLL-Prozesse modelliert wurden und bei denen die Implementierung des Vertragsmanagementsystems vom Bewerber anschließend akzeptanzfördernd begleitet wurde. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Als Mindeststandard gilt, dass der Bewerber mindestens 2 Referenzprojekte darstellt, die mit dem zur Vergabe anstehenden Projekt vergleichbar sind. Die eingereichten Referenzen sind fortlaufend in aufsteigender Reihenfolge entsprechend der vom Bewerber ihnen zugeordneten Bedeutung (die dem Auftragsgegenstand am nächsten kommende Referenz erhält die Nr. 1, die weiteren in aufsteigender Reihenfolge) zu nummerieren. III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen III.2)Bedingungen für den Auftrag III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: In allen Phasen der Leistungserbringung hat der Auftragnehmer die Umsetzung aller gesetzlichen und vom Auftraggeber spezifisch formulierten Anforderungen an die Datensicherheit zu gewährleisten. Leistungsbestandteil ist auch die ausführliche Dokumentation der Prozesse sowie der Umsetzungsschritte. Wichtig ist die enge Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber im Projekt. Deshalb haben neben der kontinuierlichen Abstimmung im Rahmen der Projektarbeit regelmäßige gemeinsame Statusmeetings zu erfolgen, um den Fortgang im Projekt zu besprechen und den Status schriftlich zu fixieren. III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Verhandlungsverfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote IV.1.5)Angaben zur Verhandlung Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 15/09/2020 Ortszeit: 10:00 IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber Tag: 23/09/2020 IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6)Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis: 22/01/2021 IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen Aufträge werden elektronisch erteilt VI.3)Zusätzliche Angaben: VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern Postanschrift: Maximilianstraße 39 Ort: München Postleitzahl: 80538 Land: Deutschland Telefon: +49 89-2176-22411 Fax: +49 89-2176-2847 VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Antrag gem. § 160 GWB auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahren ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Offizielle Bezeichnung: GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München mbH Postanschrift: Haager Straße 5 Ort: München Postleitzahl: 81671 Land: Deutschland Telefon: +49 89-55114-0 Fax: +49 89-55114-315 VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 06/08/2020 References 6. mailto:vergabe@gwg-muenchen.de?subject=TED 7. https://my.vergabe.bayern.de/ 8. https://my.vergabe.bayern.de/ 9. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/196191 10. https://my.vergabe.bayern.de/ 11. https://my.vergabe.bayern.de/ -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de