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Ausschreibung: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen - DE-Dresden
Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Dokument Nr...: 280262-2019 (ID: 2019061709481170348)
Veröffentlicht: 17.06.2019
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DE-Dresden: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
2019/S 114/2019 280262
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Technische Universität Dresden, Dezernat Finanzen und Beschaffung,
Sachgebiet Zentrale Beschaffung und Anlagenbuchhaltung
Strehlener Straße 22/24
Dresden
01069
Deutschland
Telefon: +49 351463-33687
E-Mail: [1]beschaffung@tu-dresden.de
Fax: +49 351463-37102
NUTS-Code: DED21
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]www.tu-dresden.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]www.evergabe.de/unterlagen
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[4]www.evergabe.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Veranstaltungsmanagement Konferenz ICSM 2022
Referenznummer der Bekanntmachung: 105007/19
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79950000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb wird das
Veranstaltungsmanagement für den Kongress ICSM 2022 (International
Conference on Science and Technology of Synthetic Metals)
ausgeschrieben.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 816 000.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79950000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DED21
Hauptort der Ausführung:
Technische Universität Dresden
Institut für Angewandte Physik
Nöthnitzer Str. 61
01187 Dresden
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Der weltweite Kongress International Conference on Science and
Technology of Synthetic Metals (nachfolgend ICSM 2022 genannt) ist eine
internationale, deutsch- und englischsprachige Fachtagung, welche im
Juli 2022 (voraussichtlich vom 3.7.2022-9.7.2022) in Dresden
stattfindet. Erwartet werden ca. 800-1 200 Teilnehmer. Ausgerichtet
wird der Kongress vom Institut für Angewandte Physik. Bevorzugt soll
die Veranstaltung im maritim Hotel & Internationales Congress Center
Dresden stattfinden, die Verträge sind noch zu schließen.
Für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung wird
eine Agentur gesucht.
Beratung der Tagungsleitung bei allen die Organisation betreffenden
Fragen, Problemen und Entscheidungen,
Erstellung eines Termin- und Arbeitsplanes mit allen Aktivitäten und
Verantwortlichkeiten,
Erstellung eines Finanzplanes (Kongressbudgets) mit fortlaufender
Aktualisierung,
Vertragsschließung mit den Dienstleistern, Absprachen, Kontrolle der
Leistungserbringung, Abrechnung mit den Dienstleistern (z. B.
Konferenztechnik, Messebau, Grafiker, Druckerei,
Übersetzungsdienstleistern ...),
Gästemanagement (Anfragen; Einladungen; Anmeldung und
Teilnehmerregistrierung online; Rechnungslegung und Inkasso der
Tagungsgebühren per PayPal, Rechnung, Kreditkarte; Erstellung der
Tagungsunterlagen; Erstellung Namensschilder; Tagungstaschen;
Teilnahmebestätigungen; Stick mit Programm und Abstracts; Aufbereitung
von Daten zur Rechnungserstellung; Hotelzimmerreservierungen auf Risiko
und Rechnung des Auftragnehmers),
Pflege des Abstractmanagementsystems, des
Teilnehmerregistrierungssystems,
Werbung im Sinne von Ankündigungen in kostenfreien
Veranstaltungskalendern, Schaltung von Anzeigen in Fachliteratur,
Abstractmanagement inklusive Erstellung der Druckvorlage für das
Tagungsprogramm und den Abstractband,
Kommunikation mit den Referenten, Teilnehmern, Autoren und Gutachtern
der Abstracts,
Organisation der Firmenmesse/Fachmesse mit Akquisition von
Ausstellern und Sponsoren, Erstellen eines Ausstellerhandbuches,
Verkauf der Ausstellungsfläche und Sponsorenpaketen, Abschluss von
Verträgen und Inkasso, Betreuung vor Ort,
Organisation der Abendveranstaltungen: Welcome Reception und
Conference Dinner,
Betreuung der Referenten,
Einrichten eines Tagungsbüros als Servicepunkt für alle Teilnehmer,
Referenten, Aussteller, Sponsoren, Gäste, Dienstleister der
Veranstaltung etc,
Ausstattung des Tagungsbüros mit Laptops, Drucker,
Kreditkartenterminals, Handkasse für Vor-Ort-Anmeldungen und Bezahlung
von Tagungsgebühren, (evtl. weiteres Equipment),
Tagungsbüro während der Veranstaltung mit angemessener Zahl an
Mitarbeitern vor Ort,
Namentlich benannte/r Mitarbeiter/-in für die persönliche Gäste- und
Referentenbetreuung (sichere Deutsch- und Englischkenntnisse),
Veranstaltungshaftpflichtversicherung,
Steuerliche Abwicklung der Tagung (für den nichtwissenschaftlichen
Teil).
Die Teilnahmegebühren betragen 800,00 EUR für Vollzahler, 400,00 EUR
für Studierende. Es wird mit einem Anteil von ca. 30 % Studierender
gerechnet.
Drittmittelzuschüsse sind geplant, stehen aber noch nicht fest.
Es handelt sich um eine besondere Dienstleistung nach Abschnitt 3 VgV.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 816 000.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 07/10/2019
Ende: 01/08/2022
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Die Bewertung der eingereichten Teilnahmeanträge findet in folgender
Reihenfolge statt:
1) Sind alle angeforderten Unterlagen rechtzeitig, vollständig und in
den gewünschten Formaten eingereicht worden,
2) Sind die Mindestanforderungen an die geforderten Eignungskriterien
erfüllt,
3) Relevanz der Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Da die zu vergebenden Leistungen nicht abschließend beschrieben werden
können und sich im Laufe der Vorbereitung des Kongresses unter
Umständen ein Mehrbedarf entstehen kann wird vorsorglich optional der
Stundensatz für diese Leistungen abgefragt.
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister,
Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit
Deckungssummen für Personen- und Sachschäden mind. 1 500 000,00 EUR
sowie Vermögensschäden mind. 100 000 EUR (Kopie Police oder
vergleichbarer Nachweis),
Auszug Gewerbezentralregister (oder äquivalentes Dokument), maximal 3
Monate alt.
Mindeststandards:
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister,
Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit
Deckungssummen für Personen- und Sachschäden mind. 1 500 000,00 EUR
sowie Vermögensschäden mind. 100 000 EUR (Kopie Police oder
vergleichbarer Nachweis),
Auszug Gewerbezentralregister (oder äquivalentes Dokument), maximal 3
Monate alt.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Angabe des Gesamtumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre des
Unternehmens,
Eine Eigenerklärung, dass die unter § 123 Absatz 1 bis 4 GWB und §
124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Angabe des Gesamtumsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre des
Unternehmens,
Eine Eigenerklärung, dass die unter § 123 Absatz 1 bis 4 GWB und §
124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
1) Allgemeine Angaben zur Agentur bzw. zum Unternehmen:
Tätigkeitsfelder und Aufgabenbeschreibung,
Profil der Agentur bzw. des Unternehmens,
Größe der Agentur bzw. des Unternehmens,
Gründungszeitpunkt,
Geschäftsführung,
Anzahl der Mitarbeiter/-innen (fest angestellte und freie
Mitarbeiter/-innen), mindestens 6 Mitarbeiter/-innen gefordert,
Fachliche Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter/-innen (Profile,
Erfahrungen, Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter, Sprachkenntnisse
insbesondere Englisch und Deutsch),
Benennung/Profil des Ansprechpartners für die Gäste/Gästebetreuung,
Mögliche Kooperationspartner, Arbeitsgemeinschaften.
2) Allgemeine fachliche und methodische Erfahrung
Der Bewerber hat eine Liste der Arbeiten, Projekte und
Veröffentlichungen einzureichen, die das Leistungsspektrum der Agentur
bzw. des Unternehmens darstellen.
3) Spezielle fachliche Eignung und über Referenzprojekte belegte
Erfahrung für:
Online-Kommunikation und Online-Marketing,
Großveranstaltungen >500 Gäste in geschlossenen Orten,
Kooperationsprozesse mit Einbindung und Aktivierung vieler Partner
(Sponsoren u. ä.),
Gestaltungskompetenz,
Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungstechnik,
Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen,
Veranstaltungen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen auf Grund der
Anwesenheit besonders schützenswerter" Personen des öffentlichen
Lebens (z. B. Teilnahme von Landes- oder Bundesministern,
Regierungsvertretern anderer Staaten oder supranationaler
Einrichtungen),
Sicherstellung einheitlicher Dienstkleidung und seriöses Auftreten,
Budgetverwaltung, Kostencontrolling, und Verwendungsnachweisführung
für Projekte öffentlicher Auftraggeber.
Es ist eine Liste der Referenzen und Referenzprojekte in den letzten 3
abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Kurzbeschreibungen und Angaben des
Projektzeitpunktes einzureichen, die einen engen Bezug zur
Aufgabenstellung für die hier zu vergebende Leistung haben. (prüfbare
Referenzen); [Beschreibung der Leistung, Leistungszeit, Rechnungswert,
Auftraggeber mit Ansprechpartner]. Es sind mindestens 2 Referenzen
gefordert.
Anstelle der geforderten Einzelnachweise zur Zuverlässigkeit,
Leistungsfähigkeit und Fachkunde kann die Bescheinigung der Eintragung
in die Präqualifikationsdatenbank für den Liefer- und
Dienstleistungsbereich (PQ-VOL) oder die Bescheinigung anderer
Präqualifikationsstellen eingereicht werden, wenn in der Bescheinigung
angegeben wird, welche Eignungskriterien anhand welcher Dokumente bei
der Präqualifizierung geprüft wurden.
Die Nachweise gemäß Punkt 3 sind jedoch in jedem Fall einzureichen.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
1) Allgemeine Angaben zur Agentur bzw. zum Unternehmen:
Tätigkeitsfelder und Aufgabenbeschreibung,
Profil der Agentur bzw. des Unternehmens,
Größe der Agentur bzw. des Unternehmens,
Gründungszeitpunkt,
Geschäftsführung,
Anzahl der Mitarbeiter/-innen (fest angestellte und freie
Mitarbeiter/-innen), mindestens 6 Mitarbeiter/-innen gefordert,
Fachliche Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter/-innen (Profile,
Erfahrungen, Kenntnisse der einzelnen Mitarbeiter, Sprachkenntnisse
insbesondere Englisch und Deutsch),
Benennung/Profil des Ansprechpartners für die Gäste/Gästebetreuung,
Mögliche Kooperationspartner, Arbeitsgemeinschaften,
2) Allgemeine fachliche und methodische Erfahrung.
Der Bewerber hat eine Liste der Arbeiten, Projekte und
Veröffentlichungen einzureichen, die das Leistungsspektrum der Agentur
bzw. des Unternehmens darstellen.
3) Spezielle fachliche Eignung und über Referenzprojekte belegte
Erfahrung für:
Online-Kommunikation und Online-Marketing,
Großveranstaltungen >500 Gäste in geschlossenen Orten,
Kooperationsprozesse mit Einbindung und Aktivierung vieler Partner
(Sponsoren u. ä.),
Gestaltungskompetenz,
Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungstechnik,
Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen,
Veranstaltungen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen auf Grund der
Anwesenheit besonders schützenswerter" Personen des öffentlichen
Lebens (z. B. Teilnahme von Landes- oder Bundesministern,
Regierungsvertretern anderer Staaten oder supranationaler
Einrichtungen),
Sicherstellung einheitlicher Dienstkleidung und seriöses Auftreten,
Budgetverwaltung, Kostencontrolling, und Verwendungsnachweisführung
für Projekte öffentlicher Auftraggeber.
Es ist eine Liste der Referenzen und Referenzprojekte in den letzten 3
abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Kurzbeschreibungen und Angaben des
Projektzeitpunktes einzureichen, die einen engen Bezug zur
Aufgabenstellung für die hier zu vergebende Leistung haben. (prüfbare
Referenzen); [Beschreibung der Leistung, Leistungszeit, Rechnungswert,
Auftraggeber mit Ansprechpartner]. Es sind mindestens 2 Referenzen
gefordert.
Anstelle der geforderten Einzelnachweise zur Zuverlässigkeit,
Leistungsfähigkeit und Fachkunde kann die Bescheinigung der Eintragung
in die Präqualifikationsdatenbank für den Liefer- und
Dienstleistungsbereich (PQ-VOL) oder die Bescheinigung anderer
Präqualifikationsstellen eingereicht werden, wenn in der Bescheinigung
angegeben wird, welche Eignungskriterien anhand welcher Dokumente bei
der Präqualifizierung geprüft wurden.
Die Nachweise gemäß Punkt 3 sind jedoch in jedem Fall einzureichen.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 15/07/2019
Ortszeit: 14:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 30/07/2019
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 07/10/2019
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion
Sachsen
Braustraße 2
Leipzig
04107
Deutschland
Telefon: +49 341977-1040
E-Mail: [5]vergabekammer@ldl.sachsen.de
Fax: +49 341977-1049
Internet-Adresse: [6]http://www.ldl.sachsen.de
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Rechtsbehelfe gemäß § 160 GWB:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag
ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag
hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch
Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist
darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im
Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht
unverzüglich gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur
Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion
Sachsen
Braustraße 2
Leipzig
04107
Deutschland
Telefon: +49 3419773800
E-Mail: [7]post@lds.sachsen.de
Fax: +49 3419771049
Internet-Adresse: [8]https://www.lds.sachsen.de/
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
14/06/2019
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References
1. mailto:beschaffung@tu-dresden.de?subject=TED
2. http://www.tu-dresden.de/
3. http://www.evergabe.de/unterlagen
4. http://www.evergabe.de/
5. mailto:vergabekammer@ldl.sachsen.de?subject=TED
6. http://www.ldl.sachsen.de/
7. mailto:post@lds.sachsen.de?subject=TED
8. https://www.lds.sachsen.de/
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