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Ausschreibung: Datenbanksoftwarepaket - DE-Detmold
Datenbanksoftwarepaket
Dokument Nr...: 389113-2019 (ID: 2019081609491186782)
Veröffentlicht: 16.08.2019
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DE-Detmold: Datenbanksoftwarepaket
2019/S 157/2019 389113
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Kreis Lippe Der Landrat
Felix-Fechenbach-Straße 5
Detmold
32756
Deutschland
Kontaktstelle(n): Kreis Lippe Der Landrat, Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 5231625030
E-Mail: [1]z.vergabestelle@kreis-lippe.de
Fax: +49 5231630111883
NUTS-Code: DEA45
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]www.kreis-lippe.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems / Enterprise Content
Management Systems
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48611000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Der Kreis Lippe beabsichtigt, ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise
Content Management System (ECMS) zu beschaffen. Der Auftrag umfasst die
Lieferung von Lizenzen und Dienstleistungen zum schnellen und
effizienten Aufbau eines ECMS. Nach erfolgreichem Aufbau des Systems
wird der Auftragnehmer mit der Wartung und Pflege des Systems
beauftragt.
Die Beschaffung erfolgt sowohl zur Umsetzung der im
Online-Zugangsgesetz (OZG) und E-Government-Gesetz verfolgten Zielen
als auch im Eigeninteresse des Kreises Lippe. Es wird eine möglichst
umfassende und nutzenstiftende Digitalisierung der Verwaltungsarbeit
angestrebt; besonders der medienbruchfreie Datenfluss steht dabei im
Fokus. Zur schnellen Umsetzung der vorgegebenen Ziele ist eine
arbeitsteilige interkommunale Zusammenarbeit geplant, um möglichst alle
Informationen, die in der Verwaltung verarbeitet und aufbereitet
werden, zeitnah verfügbar zu machen.
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 251 081.00 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA45
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Mit der Einführung eines ECMS werden nachstehende Ziele verfolgt, die
vom zu beschaffenden ECMS zu erfüllen sind:
1) Das ECMS ermöglicht die Führung kompletter, digitaler Akten mit der
Option, den Zugriff auf personenbezogene Daten mit einem
Rechte-/Rollenkonzept rechtskonform steuern zu können. Das ECMS bedingt
die Bündelung des gesamten Verwaltungswissens in einer zentralen,
einheitlich aufgebauten und jederzeit verfügbaren Struktur.
2) Es unterstützt die Verwaltungsarbeit durch digital gestützte
Prozesse in Zusammenarbeit mit den bereits genutzten Fachprogrammen.
Die fachliche Führung verbleibt dabei möglichst beim Fachprogramm.
Hierzu ist die sofortige Verfügbarkeit von Schnittstellen zu kommunalen
Fachprogrammen erforderlich. Im ersten Schritt sind umfassende
Schnittstellen zu den Fachprogrammen AKDN sozial und Kommunix ADVIS zu
liefern. Für den weiteren Ausbau werden Schnittstellen zur Führung
digitaler Dienstreiseakten, Personalakten, Vertragsakten, Prüfungsakten
nach § 2b UStG, GIS-Akten (ArcGIS), Lebensmittel- und
Veterinär-überwachungsakten, Betreuungsakten, Vermessungs- und
Katasterakten, Vollstreckungsakte, Finanzakte, Gesundheitsakten,
Gewerbeakten, Fahrerlaubnisakten, Zulassungsakten, Jugendamtsakten,
Bauakten, Umweltakten, Sitzungsdienstakten, Elternbeitragsakten und
Bußgeldakte benötigt. Die Führung allgemeiner Sachakten nach Aktenplan,
die Bearbeitung des Posteingangs und die Anbindung vom Formularservice
an Fachakten sind durch das System zu unterstützen.
3) Digitale (Online-)Dienstleistungen können mit einem ECMS
medienbruchfrei aktenmäßig dokumentiert werden. Bei Bedarf unterstützt
das ECMS den digitalen Verwaltungsprozess direkt (soweit nicht im
Fachprogramm abgebildet).
4) Das ECMS unterstützt die rechtssichere digitale Zustellung von
Dokumenten.
5) Digitale Akten können bei Gerichtsprozessen medienbruchfrei an
Gerichte abgegeben werden (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung).
6) Die digitalen Akten können medienbruchfrei ins digitale
Langzeitarchiv überführt werden.
7) Die Veränderungen am Arbeitsplatz müssen seitens der Mitarbeiter
insgesamt als positiv bewertet werden. Die Ergonomie der eingesetzten
Lösungen ist deswegen von zentraler Bedeutung.
8) Die einzusetzenden Ressourcen bei der Weiterentwicklung und
Digitalisierung dürfen die einsetzbaren Personal- und Finanzmittel
nicht überschreiten. Dies ist nur möglich, wenn organisatorische und
technische Lösungen mit anderen Kommunalverwaltungen ausgetauscht
werden können. Dafür sind Kooperationspartner mit gleichen
Rahmenbedingungen (Kreise mit gleichem Landesrecht und gleichem ECMS)
erforderlich. Kooperationspartner in räumlicher Nähe ermöglichen die
erforderlichen intensiven Abstimmungen.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
* Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden
Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt
werden:
+ nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Erläuterung:
Zwar gibt es mehrere leistungsfähige DMS bzw. ECMS auf dem Markt,
jedoch gibt es nur wenige ECMS die über die Vielzahl der notwendigen
Schnittstellen zu verwendeten kommunalen Fachprogrammen verfügen. Das
hat eine intensive Markterkundung unter Hinzuziehung eines externen
Beratungsinstituts ergeben. Nur das Unternehmen, welches hier
bezuschlagt werden soll, verfügt darüberhinaus über:
mindestens 3 vergleichbare Referenzkunden,
eine automatische rechtssichere Dokumentenzustellung und
eine vollumfängliche Schnittstelle zu AKDN-sozial. (AKDN-sozial ist
das Fachprogramm mit der höchsten Nutzerzahl (Jobcenter und Fachdienst
500 (Soziales und Integration)) und ist deswegen als Schnittstelle von
gesteigerter Relevanz.).
Somit verbleibt am Markt nur ein Produkt, das die Anforderungen des
Auftraggebers erfüllt. Deswegen kann aus technischen Gründen kein
Wettbewerb stattfinden.
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
25/07/2019
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern
vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
codia Software GmbH
Edisonstraße 2
Meppen
49716
Deutschland
NUTS-Code: DE949
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 251 081.00 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer Westfalen
Albrecht-Thaer-Straße 9
Münster
48143
Deutschland
Telefon: +49 2514113514
Fax: +49 2514112165
Internet-Adresse:
[3]http://www.bezreg-muenster.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalauf
sicht/vergabekammer_westfalen/index.html
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Das Verfahren für Verstöße gegen das Vergaberecht richtet sich im
vorliegenden Fall nach den Vorschriften des Gesetzes gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften,
durch die einem Bieter ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen
droht, können von den Bietern mit einem Nachprüfungsverfahren gemäß §
160 GWB bei der unter VI.4.1. genannten Vergabekammer geltend gemacht
werden. Ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß § 160 Abs. 1 GWB nur auf
Antrag zulässig.
Der Antrag ist jedoch nach § 160 Abs. 3 GWB nur dann zulässig, wenn der
jeweilige Bieter den jeweiligen Verstoß gegenüber der Vergabestelle
rechtzeitig gerügt hat. Eine Rüge gemäß § 160 Absatz 3 ist dann nicht
mehr rechtzeitig wenn:
der jeweilige Bieter, der den Antrag stellt, den geltend gemachten
Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt hat, jedoch innerhalb von 10 Tagen keine
Rüge gegenüber der Vergabestelle erhoben hat;
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht
spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur
Bewerbung gerügt worden sind;
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt worden sind;.
Auch im Falle einer rechtzeitigen Rüge kann der Nachprüfungsantrag
unzulässig sein, wenn mehr als 15 Kalendertagen nach Eingang der
Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
vergangen sind.
Im Falle eines Antrages auf Feststellung der Unwirksamkeit eines
Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB gelten die vorgenannten
Regelungen zu § 160 Abs. 3 GWB nicht.
Unter Berücksichtigung dieser Bekanntmachung und der Regelung nach §
135 Abs. 3 GWB, nach dem die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 dann
nicht eintritt, wenn:
der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die
Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im
Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet,
den Vertrag abzuschließen und
der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10
Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser
Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Müsste ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens somit
innerhalb der genannten Frist von 10 Kalendertagen gestellt sein.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Vergabekammer Westfalen
Albrecht-Thaer-Straße 9
Münster
48147
Deutschland
Telefon: +49 2514113514
Fax: +49 2514112165
Internet-Adresse:
[4]http://www.brms.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/verga
bekammer_westfalen
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
12/08/2019
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References
1. mailto:z.vergabestelle@kreis-lippe.de?subject=TED
2. http://www.kreis-lippe.de/
3. http://www.bezreg-muenster.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html
4. http://www.brms.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen
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