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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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72512000 - Dokumentenmanagement
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DE-Hamburg: Dokumentenmanagement 2023/S 106/2023 332191 Auftragsbekanntmachung Dienstleistungen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Hamburg Postanschrift: Humboldtstrasse 56 Ort: Hamburg NUTS-Code: DE6 Hamburg Postleitzahl: 20097 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Leinemann Partner Rechtsanwälte E-Mail: [6]bastian.haverland@leinemann-partner.de Telefon: +49 40/4689920 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]www.kvhh.de I.3)Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: [8]https://www.subreport.de/E97614887 Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: [9]https://www.subreport.de/E97614887 Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Andere: Körperschaft des öffentlichen Rechts I.5)Haupttätigkeit(en) Gesundheit Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Kassenärztliche Vereinigung Hamburg - Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem II.1.2)CPV-Code Hauptteil 72512000 Dokumentenmanagement II.1.3)Art des Auftrags Dienstleistungen II.1.4)Kurze Beschreibung: Projektgesamtziel Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von Prozessen unterstützen können. Ausgangssituation Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde. Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert. II.1.5)Geschätzter Gesamtwert II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2)Beschreibung II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DE Deutschland NUTS-Code: DE6 Hamburg Hauptort der Ausführung: Humboldtstrasse 56 20097 Hamburg II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Projektbeschreibung Die analoge Aktenführung in der KV Hamburg soll durch dieses Projekt größtenteils abgeschafft werden. Hierbei muss in zweierlei unterschieden werden. Dokumentenmanagementsystem (DMS), Enterprise-Content-Managementsystem (ECM). Das Basis-DMS kann als digitale Akte und als Ablageort beschrieben werden. Hier werden Verwaltungsvorgänge, die bisher in Papierform existieren, strukturiert hinterlegt und den Beteiligten zugänglich gemacht. Das Basis-DMS hat nur bedingt Workflows in den Standardanwendungen hinterlegt. Die angestrebte Erweiterung und die auf dem DMS aufbauende Funktionalität wird in derselben Software als ECM weitergeführt. In einem ECM werden Prozesse respektive Workflows abgebildet, die Arbeitsabläufe analoger Natur optimiert abbilden. Hierbei wird im Fokus darauf geachtet, dass immer wiederkehrende Prozesse "automatisiert" durchlaufen. Die Prozesse werden gemeinsam mit den Abteilungen erarbeitet und implementiert. Darüberhinausgehende individuelle Prozesse müssen geprüft werden. Etwaig ist es hier sinnvoll, dass diese analog weitergeführt werden und das eingesetzte DMS nur als Ablageort funktioniert. In der Ausschreibungsphase werden Use-Cases beschrieben, die exemplarisch für die KV Hamburg sind. Die Use-Cases werden im Projekt als Teilprojekte weitergeführt. Im Rahmen der Ausschreibung werden zusätzlich relevante Fachanwendungen erfasst und als Anforderung an eine Schnittstelle mit integriert. Im Projekt wird geprüft, ob eine "Direkteinbindung" des DMS/ECM möglich ist, oder ob eine Schnittstelle geschaffen wird. Voraussichtlich werden einige Fachanwendungen parallel weitergeführt und das DMS gilt als Ablagesystem. Die Durchführung des Projektes obliegt der technischen und der organisatorischen Projektleitung in der KV Hamburg. Gesamtprojektdauer Die Gesamtprojektdauer beträgt im ersten Schritt 60 Monate bis zum 31.12.2027 Definition des Erreichens des Projekt-Gesamtziels Rollout und Betriebsbereitschaft des Systems im ganzen Haus; Workflowkomponenten sind in Bezug auf die Standardanwendungen wie zum Beispiel Digitaler Posteingang / Dienstleistungsverträge o.ä. im Einsatz. II.2.5)Zuschlagskriterien Die nachstehenden Kriterien Qualitätskriterium - Name: Bewertung nicht-funktionale, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen / Standardmodule (Use-Cases) / Gewichtung: 60% Kostenkriterium - Name: Angebots-Gesamtpreis / Gewichtung: 40% II.2.6)Geschätzter Wert II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Laufzeit in Monaten: 60 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Siehe Vertragsunterlagen. II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Anzahl der Bewerber: 4 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Punktebewertung zu (max. 100 Punkte): - Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen aus den letzten 3 Geschäftsjahren =/> 3.000.000 - Mitarbeiteranzahl im Durchschnitt der letzten 3 Jahre =/> 30 Mitarbeitende. - 3 Referenzen DMS für einen öffentlichen Auftraggeber - Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) - Höhe des Auftragswerts von 400.000 - Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500 Mitarbeitern - Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen) - Berufserfahrung des Projektleiters (in Jahren (mind. 5 Jahre))/Berufserfahrung Lösungsarchitekt, Systemintegration / Entwickler - Vorliegen von Zertifikaten (ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit) (oder vergleichbar)) Zur Verhandlungsphase werden 4 Bieter zugelassen, die einen wertbaren und vollständigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als 4 Bieter diese Vorgabe erfüllen, so werden die Teilnahmeanträge auf Basis vorstehender Kriterien vergleichend bewertet. Die 4 Bieter mit der höchsten Punktzahl werden zur Verhandlung aufgefordert. Im Falle von Punktgleichheit entscheidet die Größe der Projektvolumina bei den eingereichten Referenzen. II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: nein II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1)Teilnahmebedingungen III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. - Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat. III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers etc. und seinen Umsatz für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäfts-jahren. Vorbehalten wird die Nachforderung entsprechender Bankerklärungen, Jahresabschlüssen. - Versicherungsnachweis. - Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde. - Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. - Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat. - Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungs-gemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterliegen. - Erklärung Tariftreue. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: - Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen aus den letzten 3 Geschäftsjahren. III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: - Vorlage von 3 Referenzleistungen (Leistungserbringung in den letzten 5 Jahren mindestens 12 Monate Dauer) zu den Kategorien: - Dokumentenmanagementsystem (DMS) für einen öffentlichen Auftraggeber - Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) - Höhe des Auftragswerts von 400.000 - Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500 Mitarbeitern - Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen) - Die Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, ggf. auf gesonderter (Anlage 1) darstellen; insbesondere zur Anzahl im operativen Geschäft. - Angaben zur Ausstattung, Geräte und technischer Ausrüstung über die der Bewerber zur Erfüllung der Dienstleistung verfügt (inkl. ver-wendete Hardware und Software). - Angaben zu Maßnahmen des Bewerbers zur Gewährleistung der Qualität (z.B. Art der Qualitätssicherung, Zertifizierung, Sicherstellung der Qualifizierung der Mitarbeiter, Schulungen). - Angabe der Berufserfahrung des Projektleiters, Angabe der Berufserfahrung des Lösungsarchitekten, Angabe, der Berufserfahrung Systemintegration / Entwickler. - Erklärung Nichtanwendung Scientology-Methoden. - Erklärung EU-Sanktionen (Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket). Möglicherweise geforderte Mindeststandards: - Mindestens 30 Mitarbeiter in den letzten 3 Geschäftsjahre im Mittel. - Berufserfahrung in Jahren (mind. 5 Jahre) für Projektleiter, Lösungsarchitekten, Systemintegration / Entwickler. III.2)Bedingungen für den Auftrag III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Verhandlungsverfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.5)Angaben zur Verhandlung Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 30/06/2023 Ortszeit: 12:00 IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber Tag: 21/07/2023 IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6)Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis: 28/09/2023 Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein VI.3)Zusätzliche Angaben: VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde Interner Service und Steuerung Vergabekammer Postanschrift: Gänsemarkt 36 Ort: Hamburg Postleitzahl: 20354 Land: Deutschland Telefon: +49 40428231690 Fax: +49 40427923080 VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 31/05/2023 References 6. mailto:bastian.haverland@leinemann-partner.de?subject=TED 7. http://www.kvhh.de/ 8. https://www.subreport.de/E97614887 9. https://www.subreport.de/E97614887 |
