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Ausschreibung: Dokumentenmanagement - DE-Hamburg
Dokumentenmanagement
Dokument Nr...: 332191-2023 (ID: 2023060509082125898)
Veröffentlicht: 05.06.2023
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  DE-Hamburg: Dokumentenmanagement
   2023/S 106/2023 332191
   Auftragsbekanntmachung
   Dienstleistungen
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Hamburg
   Postanschrift: Humboldtstrasse 56
   Ort: Hamburg
   NUTS-Code: DE6 Hamburg
   Postleitzahl: 20097
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Leinemann Partner Rechtsanwälte
   E-Mail: [6]bastian.haverland@leinemann-partner.de
   Telefon: +49 40/4689920
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]www.kvhh.de
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.subreport.de/E97614887
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://www.subreport.de/E97614887
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
   Kontaktstellen
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: Körperschaft des öffentlichen Rechts
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Gesundheit
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Kassenärztliche Vereinigung Hamburg - Ausschreibung
   Dokumentenmanagementsystem
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   72512000 Dokumentenmanagement
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Projektgesamtziel
   Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw.
   Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über
   Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von
   Prozessen unterstützen können.
   Ausgangssituation
   Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom
   in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder
   in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber
   hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung
   vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde.
   Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur
   von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur
   Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE Deutschland
   NUTS-Code: DE6 Hamburg
   Hauptort der Ausführung:
   Humboldtstrasse 56
   20097 Hamburg
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Projektbeschreibung
   Die analoge Aktenführung in der KV Hamburg soll durch dieses Projekt
   größtenteils abgeschafft werden. Hierbei muss in zweierlei
   unterschieden werden. Dokumentenmanagementsystem (DMS),
   Enterprise-Content-Managementsystem (ECM).
   Das Basis-DMS kann als digitale Akte und als Ablageort beschrieben
   werden. Hier werden Verwaltungsvorgänge, die bisher in Papierform
   existieren, strukturiert hinterlegt und den Beteiligten zugänglich
   gemacht. Das Basis-DMS hat nur bedingt Workflows in den
   Standardanwendungen hinterlegt. Die angestrebte Erweiterung und die auf
   dem DMS aufbauende Funktionalität wird in derselben Software als ECM
   weitergeführt.
   In einem ECM werden Prozesse respektive Workflows abgebildet, die
   Arbeitsabläufe analoger Natur optimiert abbilden. Hierbei wird im Fokus
   darauf geachtet, dass immer wiederkehrende Prozesse "automatisiert"
   durchlaufen. Die Prozesse werden gemeinsam mit den Abteilungen
   erarbeitet und implementiert.
   Darüberhinausgehende individuelle Prozesse müssen geprüft werden.
   Etwaig ist es hier sinnvoll, dass diese analog weitergeführt werden und
   das eingesetzte DMS nur als Ablageort funktioniert. In der
   Ausschreibungsphase werden Use-Cases beschrieben, die exemplarisch für
   die KV Hamburg sind. Die Use-Cases werden im Projekt als Teilprojekte
   weitergeführt.
   Im Rahmen der Ausschreibung werden zusätzlich relevante Fachanwendungen
   erfasst und als Anforderung an eine Schnittstelle mit integriert. Im
   Projekt wird geprüft, ob eine "Direkteinbindung" des DMS/ECM möglich
   ist, oder ob eine Schnittstelle geschaffen wird. Voraussichtlich werden
   einige Fachanwendungen parallel weitergeführt und das DMS gilt als
   Ablagesystem.
   Die Durchführung des Projektes obliegt der technischen und der
   organisatorischen Projektleitung in der KV Hamburg.
   Gesamtprojektdauer
   Die Gesamtprojektdauer beträgt im ersten Schritt 60 Monate bis zum
   31.12.2027
   Definition des Erreichens des Projekt-Gesamtziels
   Rollout und Betriebsbereitschaft des Systems im ganzen Haus;
   Workflowkomponenten sind in Bezug auf die Standardanwendungen wie zum
   Beispiel Digitaler Posteingang / Dienstleistungsverträge o.ä. im
   Einsatz.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Die nachstehenden Kriterien
   Qualitätskriterium - Name: Bewertung nicht-funktionale, funktionale und
   nicht-funktionale Anforderungen / Standardmodule (Use-Cases) /
   Gewichtung: 60%
   Kostenkriterium - Name: Angebots-Gesamtpreis / Gewichtung: 40%
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 60
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Siehe Vertragsunterlagen.
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Anzahl der Bewerber: 4
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Punktebewertung zu (max. 100 Punkte):
   - Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen  aus den letzten
   3 Geschäftsjahren =/> 3.000.000 
   - Mitarbeiteranzahl im Durchschnitt der letzten 3 Jahre =/> 30
   Mitarbeitende.
   - 3 Referenzen DMS für einen öffentlichen Auftraggeber
   - Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
   - Höhe des Auftragswerts von 400.000 
   - Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500
   Mitarbeitern
   - Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden,
   Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)
   - Berufserfahrung des Projektleiters (in Jahren (mind. 5
   Jahre))/Berufserfahrung Lösungsarchitekt, Systemintegration /
   Entwickler
   - Vorliegen von Zertifikaten (ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001
   (Informationssicherheit) (oder vergleichbar))
   Zur Verhandlungsphase werden 4 Bieter zugelassen, die einen wertbaren
   und vollständigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als 4
   Bieter diese Vorgabe erfüllen, so werden die Teilnahmeanträge auf Basis
   vorstehender Kriterien vergleichend bewertet. Die 4 Bieter mit der
   höchsten Punktzahl werden zur Verhandlung aufgefordert. Im Falle von
   Punktgleichheit entscheidet die Größe der Projektvolumina bei den
   eingereichten Referenzen.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes.
   - Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine
   Tätigkeit eingestellt hat.
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers etc. und seinen Umsatz
   für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei
   Geschäfts-jahren. Vorbehalten wird die Nachforderung entsprechender
   Bankerklärungen, Jahresabschlüssen.
   - Versicherungsnachweis.
   - Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich
   geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist
   oder der Antrag mangels Masse abgelehnt oder ein Insolvenzplan
   rechtskräftig bestätigt wurde.
   - Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde,
   die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.
   - Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine
   Tätigkeit eingestellt hat.
   - Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben
   sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungs-gemäß
   erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterliegen.
   - Erklärung Tariftreue.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   - Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen  aus den letzten
   3 Geschäftsjahren.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   - Vorlage von 3 Referenzleistungen (Leistungserbringung in den letzten
   5 Jahren mindestens 12 Monate Dauer) zu den Kategorien:
   - Dokumentenmanagementsystem (DMS) für einen öffentlichen Auftraggeber
   - Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
   - Höhe des Auftragswerts von 400.000 
   - Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500
   Mitarbeitern
   - Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden,
   Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)
   - Die Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
   jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, ggf. auf
   gesonderter (Anlage 1) darstellen; insbesondere zur Anzahl im
   operativen Geschäft.
   - Angaben zur Ausstattung, Geräte und technischer Ausrüstung über die
   der Bewerber zur Erfüllung der Dienstleistung verfügt (inkl.
   ver-wendete Hardware und Software).
   - Angaben zu Maßnahmen des Bewerbers zur Gewährleistung der Qualität
   (z.B. Art der Qualitätssicherung, Zertifizierung, Sicherstellung der
   Qualifizierung der Mitarbeiter, Schulungen).
   - Angabe der Berufserfahrung des Projektleiters, Angabe der
   Berufserfahrung des Lösungsarchitekten, Angabe, der Berufserfahrung
   Systemintegration / Entwickler.
   - Erklärung Nichtanwendung Scientology-Methoden.
   - Erklärung EU-Sanktionen (Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket).
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   - Mindestens 30 Mitarbeiter in den letzten 3 Geschäftsjahre im Mittel.
   - Berufserfahrung in Jahren (mind. 5 Jahre) für Projektleiter,
   Lösungsarchitekten, Systemintegration / Entwickler.
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
   Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
   der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
   Verhandlungen durchzuführen
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 30/06/2023
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 21/07/2023
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 28/09/2023
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde  Interner Service und Steuerung
    Vergabekammer
   Postanschrift: Gänsemarkt 36
   Ort: Hamburg
   Postleitzahl: 20354
   Land: Deutschland
   Telefon: +49 40428231690
   Fax: +49 40427923080
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit
   1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
   Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
   gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
   Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2
   bleibt unberührt,
   2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
   erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
   Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
   gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
   3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
   Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
   Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
   gerügt werden,
   4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
   Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   31/05/2023
References
   6. mailto:bastian.haverland@leinemann-partner.de?subject=TED
   7. http://www.kvhh.de/
   8. https://www.subreport.de/E97614887
   9. https://www.subreport.de/E97614887
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
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