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Ausschreibung: Dienstleistungen im Steuerwesen - DE-Berlin
Dienstleistungen im Steuerwesen
Buchhaltung
Dokument Nr...: 336119-2023 (ID: 2023060609113729862)
Veröffentlicht: 06.06.2023
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  DE-Berlin: Dienstleistungen im Steuerwesen
   2023/S 107/2023 336119
   Auftragsbekanntmachung  Sektoren
   Dienstleistungen
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/25/EU
   Abschnitt I: Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Deutsche Bahn AG Konzernleitung (Bukr 10)
   Postanschrift: Potsdamer Platz 2
   Ort: Berlin
   NUTS-Code: DE30 Berlin
   Postleitzahl: 10785
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Sambale, Rene
   E-Mail: [6]Rene.Sambale@deutschebahn.com
   Telefon: +49 3029756738
   Fax: +49 6926520154
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]http://www.deutschebahn.com/bieterportal
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deepli
   nk/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
   Offizielle Bezeichnung: FEA3 - Beschaffung Beratung, Kommunikation und
   Sonstige Dienstleistungen
   Postanschrift: Caroline-Michaelis-Str. 5-11
   Ort: Berlin
   NUTS-Code: DE30 Berlin
   Postleitzahl: 10115
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Sambale, Rene
   E-Mail: [9]Rene.Sambale@deutschebahn.com
   Telefon: +49 3029756738
   Fax: +49 6926520154
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [10]http://www.deutschebahn.com/bieterportal
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [11]https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deepl
   ink/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66
   I.6)Haupttätigkeit(en)
   Eisenbahndienste
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   International HR  Steuerberatung und Payroll Services für
   grenzüberschreitende Beschäftigung
   Referenznummer der Bekanntmachung: 23FEA66862
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   79220000 Dienstleistungen im Steuerwesen
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Steuerberatung und Payroll Services für Auslandsentsendungen
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   79211000 Buchhaltung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE300 Berlin
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Der Deutsche Bahn Konzern ist ein internationaler Anbieter von
   Mobilitäts- und Logistikdienstleistungen und agiert weltweit in über
   130 Ländern. Mehr als 300.000 Mitarbeitende, davon rund 196.000 in
   Deutschland, setzen sich täglich dafür ein, Mobilität und Logistik für
   die Kunden sicherzustellen und die dazugehörigen Verkehrsnetze auf der
   Schiene, der Straße, zu Wasser und in der Luft effizient zu steuern und
   zu betreiben.
   Mit unserer Strategie Starke Schiene wollen wir die Voraussetzungen für
   eine nachhaltige Mobilitäts-wende schaffen. Nur durch gebündelte
   Kräfte, neue Ideen und motivierte Mitarbeitende können wir die
   Herausforderungen meistern. Unsere Personalstrategie gibt uns hierfür
   einen wichtigen Rahmen und ist integraler Bestandteil der Starken
   Schiene. An dem strategischen Ziel, »100.000 Mitarbeitende« zu
   rekrutieren, zu qualifizieren, zu integrieren und langfristig zu
   binden, halten wir fest. Dieser Ansatz ist nach wie vor die passende
   Antwort auf die Herausforderungen, denen sich der DB-Konzern
   gegenübersieht  demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale
   Transformation.
   Zur Unterstützung dieser Strategie setzt die DB u.a. auf internationale
   Mitarbeitendeneinsätze und andere grenzüberschreitende
   Beschäftigungskonstellationen. Die Erstellung und Weiterentwicklung der
   Grundsätze dafür sowie die operative Beratung und Betreuung der
   grenzüberschreitend eingesetzten Mitarbeitenden erfolgt dabei zentral
   durch die Organisationseinheit Internationales Personalmanagement und
   operatives Karriere- und Talentmanagement (HDD 1) in der
   Konzernleitung am Standort Berlin.
   Derzeit sind folgende Konstellationen grenzüberschreitender
   Beschäftigung aktuell. Eine Betreuung/Begleitung durch HDD 1 bzw. die
   Bereitstellung von Steuerberatungs- und Payroll-Leistungen erfolgt
   dabei in der Regel dann, wenn entsprechende Verpflichtungen im
   jeweiligen Land entstehen:
   - Entsendungen: mittel- bis langfristige Einsätze, i.d.R.
   arbeitgebermotiviert und meist ohne be-stehende Strukturen im
   jeweiligen Land; heimatlandbasierter Vergütungsansatz; theoretisch in
   allen Länderkonstellationen möglich, praktisch aber größtenteils aus
   Deutschland; ca. 50 bis 100 laufende Entsendungen
   - Befristete Auslandsversetzung (Host Policy): mittel- bis langfristige
   Einsätze, arbeitgebermotiviert; i.d.R. gibt es eine Tochtergesellschaft
   oder Beteiligung im jeweiligen Land; einsatzland-basierter
   Vergütungsansatz plus ggf. zusätzliche Leistungen, theoretisch in allen
   Länderkonstellationen möglich, praktisch aber größtenteils aus
   Deutschland; ca. 10 bis 20 laufende Auslandsversetzungen
   - Auslandsfirmenreisen: i.d.R. kurze und einmalige Einsätze,
   arbeitgebermotiviert; heimatland-basierter Vergütungsansatz plus
   Verpflegungsmehraufwendungen; größtenteils aus Deutschland ins
   europäische Ausland; ca. 5 bis 10k Firmenreisen pro Jahr
   - Operatives Personal: Beschäftigte wie Triebfahrzeugführende,
   Bordservice, Zugbegleitende, Lkw-Fahrende und Baustellenpersonal, die
   im Rahmen ihrer Schichten grenzüberschreiten tätig sind; in erster
   Linie mit Bezug auf Entsendebescheinigung und Registrierungspflichten
   relevant
   - Mobiles Arbeiten: innerhalb unserer Leitplanken max. 30 Tage
   innerhalb der EU ohne Wohnsitz im Ausland ohne weitere Prüfung möglich,
   darüber hinaus gehende Fälle werden im Einzelfall von HDD 1 geprüft und
   freigegeben; arbeitnehmendenmotiviert; heimatlandbasierter
   Vergütungsansatz; größtenteils aus Deutschland ins europäische Ausland;
   ca. 300 Anfragen pro Jahr
   - Wohnsitz im Ausland/Grenzpendelnde: Wohnen i.d.R. in Grenzländern zu
   Deutschland und kommen regelmäßig zum Arbeiten nach Deutschland;
   arbeitnehmendenmotiviert, heimatlandbasierter Vergütungsansatz; ca. 200
   Fälle; derzeit wird ein Prozess für die Identifizierung und den Umgang
   mit Grenzpendelnden erarbeitet, die durch mobile Tätigkeit im Ausland
   steuer- oder sozialversicherungspflichtig sind/werden
   - Reisende aus ausländischen Betriebsstätten: Vereinzelte Reisen aus
   ausländischen Betriebsstätten ins Land des AG-Sitzes,
   arbeitgebermotiviert, heimatlandbasierter Vergütungsansatz, ca. 100
   Reisen pro Jahr; derzeit wird ein Prozess für die regelmäßige
   Auswertung und Abführung der deutschen Lohnsteuer erarbeitet
   - International Remote Hiring: Mitarbeitende werden im Ausland
   rekrutiert und werden von dort aus für die DB in Deutschland tätig;
   derzeit Umsetzung erster Einzelfälle ohne unternehmens-steuerrechtliche
   Konsequenzen (keine Betriebsstätte, keine Anbindung an ausländischen
   Arbeitgeber), deutscher Arbeitsvertrag mit DB-Einheit in Deutschland,
   mobile Tätigkeit im Heimatland nach Ermessen der Mitarbeitenden,
   weitere Konstellationen mit Beschäftigung in lokalen Einheiten im
   Ausland und zu lokalen Konditionen in Prüfung
   Als zentrale Funktion der Konzernleitung ist HDD 1 dabei für die
   Steuerung und umfassenden Beratung zur Einhaltung der rechtlichen und
   organisatorischen Vorgaben insbesondere auf dem Gebiet des Arbeits-,
   Steuer-, Sozialversicherungs-, Einreise- und Aufenthaltsrechts
   verantwortlich. Gleichzeitig über-nimmt HDD 1 gesellschaftsübergreifend
   die operative Betreuung und administrative Umsetzung der relevanten
   Themen.
   Neben der zentralen Beratung, Koordination und Betreuung durch HDD 1
   gibt es im DB-Konzern noch weitere Stellen, die sich mit
   grenzüberschreitenden Mitarbeitendeneinsätzen beschäftigen und deshalb
   Bedarf an Steuerberatungs- und Payroll-Leistungen haben. Ein Beispiel
   ist die DB Engineering & Consulting GmbH, die u.a. im Ausland eigene
   Betriebsstätten unterhält. Die DB Engineering & Consulting GmbH
   unterhält zudem noch Ortskräfte (Locals), die gemeinsam durch HR
   Business Partner in Deutschland und lokalen HR Administratoren vor Ort
   betreut werden.
   Die Prozesse für diese Geschäftsfelder können von den Prozessen der
   Konzernleitung teilweise oder ganz abweichen.
   Der DB-Konzern benötigt für die Beratung und die rechtssichere
   Umsetzung ihrer grenzüberschreitenden Mitarbeitendeneinsätze einen
   Dienstleister, der eine heterogene und anspruchsvolle
   Beschäftigtengruppe individuell und bedarfsgerecht in
   grenzüberschreitenden Tätigkeiten begleiten möchte und der das
   Fachwissen und die Erfahrung hat, dies in höchster Qualität und mit
   Blick auf den Nutzen und die Rechtssicherheit für die DB durchzuführen.
   Das exzellente Fachwissen ist auf dem Gebiet des Steuer- und
   Sozialversicherungsrechts sowie im internationalen Arbeitsrecht,
   Immigration und Unternehmenssteuerrecht erforderlich.
   Als Beginn des ausgeschriebenen Rahmenvertrags ist der 01.01.2024
   vorgesehen mit entsprechendem Vorlauf für die Transition der
   Bestandsfälle, d.h, die erste vom Dienstleister durchzuführende
   Payroll-Leistung betrifft den Monat Januar 2024 und die erste zu
   erstellende Steuererklärung betrifft das Steuerjahr 2024. Grundsätzlich
   ist vorgesehen, dass alle Fälle, deren grenzüberschreitende
   Beschäftigung über den 31.12.2023 hinausgeht, auf den neuen
   Rahmenvertrag zu transferieren. Noch notwendige und ausstehende
   Steuererklärungen für Fälle, deren grenzüberschreitende Beschäftigung
   bis 31.12.2023 endet und die bereits beim vorhergehenden Dienstleister
   autorisiert sind, sollen noch vom vorherigen Dienstleister erbracht
   werden, so dass hier keine Transition vorgesehen ist. Im Einzelfall
   kann diese Regelung nach Praktikabilitätserwägungen angepasst werden,
   z.B. wenn im Jahr 2024 noch eine nach-gelagerte Payroll-Leistung für
   zurückliegende Zeiträume erbracht werden soll.
   Die abschließende Definition und Ausgestaltung aller hier beschriebenen
   Leistungen erfolgt im Anschluss an die Ausschreibung und vor Übernahme
   des Mandats gemeinsam mit dem ausgewählten Dienstleister.
   Die geschätzte Menge der Leistungen, die während der Laufzeit der
   Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzmenge), beträgt:
   350 Steuererklärungen
   130 TEQ oder andere Berechnungen
   110 Beratungsgespräche
   850 Payroll im Ausland
   1250 Kalenderauswertungen
   Die Höchstmenge der Leistungen, die während der Laufzeit der
   Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt:
   500 Steuererklärungen
   200 TEQ oder andere Berechnungen
   150 Beratungsgespräche
   1200 Payroll im Ausland
   1700 Kalenderauswertungen
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Die nachstehenden Kriterien
   Qualitätskriterium - Name: fachliche Ausführung / Gewichtung: 50 %
   Kostenkriterium - Name: Preis / Gewichtung: 50 %
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Beginn: 01/01/2024
   Ende: 31/12/2026
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   3x um jeweils 1 Jahr
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   1.1 Bietereigenerklärung
   1.2 Vertraulichkeitserklärung
   1.3 Handelsregisterauszug
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   2.1 Gesamtumsatz 2020
   2.2 Umsatz 2020 bezüglich besonderer Leistungsart (Global Mobility
   Services)
   2.3 Gesamtumsatz 2021
   2.4 Umsatz 2021 bezüglich besonderer Leistungsart (Global Mobility
   Services)
   2.5 Gesamtumsatz 2022
   2.6 Umsatz 2022 bezüglich besonderer Leistungsart (Global Mobility
   Services)
   2.7 Bankauskunft
   2.8 Wirtschaftsauskunft
   2.9 Jahres-/Konzernabschluss
   2.10 Haftpflichtversicherung
   2.11 5 größte Haftungsfälle der letzten 3 Jahre (Schadensfall, Status,
   Ergebnis)
   2.12 5 größte Haftungsfälle der letzten 3 Jahre (Schadensfall, Status,
   Ergebnis) aus der besonderen Leistungsart (Global Mobility Service)
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   3.1 Erfahrung mit Steuerberatung bei grenzüberschreitender
   Beschäftigung
   3.2 Erfahrung mit Lohnsteuer/Payroll bei grenzüberschreitender
   Beschäftigung
   3.3 Erfahrung mit Personalbetreuung (Vertragsmanagement, HR-Prozesse,
   etc.) bei grenzüberschreitender Beschäftigung
   3.4 Erfahrung mit Konzernen vergleichbarer Größenordnung und
   Internationalität
   3.5 Fachliche Qualifikation (Studium und Berufsqualifikation (StB, RA,
   etc.)
   3.6 Berufserfahrung insbesondere mit Hinblick auf die o.g. Kriterien
   mit vergleichbaren Aufträgen
   3.7 Standort, der als Global Coordinating Office (GCO) fungieren würde
   3.8 Standorte in Deutschland und weltweit, unterteilt nach
   konzernverbundenen Standorten und Partnern/Subunternehmern
   3.9 Benennung einer Ansprechperson sowie einer Stellvertretung, die Mo
   - Fr zwischen 10 und 16 Uhr erreichbar sein würde
   3.10 Sprache: Kommunikation zwischen DB und GCO muss deutsch und
   englisch möglich sein, ansonsten mindestens englisch
   3.11 Zertifizierungen oder Standards im Bereich Qualität (z.B. ISO
   14001 oder aber interne Standards beschreiben, die auf das Thema
   Qualität einzahlen.)
   3.12 Zertifizierungen oder Standards im Bereich Nachhaltigkeit
   3.13 Zertifizierungen oder Standards im Bereich Datenschutz
   III.1.4)Objektive Teilnahmeregeln und -kriterien
   Auflistung und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
    alle Unterlagen sind ausschließlich elektronisch vorzulegen
    alle im Anhang A1 (Bewerbungsbedingungen) sowie im Anhang B1
   (Eignungskriterien) geforderten Nachweise sind unbedingt vorzulegen.
   Das Fehlen von geforderten Erklärungen/Unterlagen kann zum Ausschluss
   vom weiteren Vergabeverfahren führen
    nur diejenigen Bewerber oder Bietergemeinschaften, die die im Anhang
   B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise vollständig vorlegen, die
   genannten Mindestanforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese
   Leistung zu erbringen, kommen in die weitere Auswahl und werden zur
   Abgabe eines Angebotes aufgefordert
    maßgeblich zur Wahrung der Fristen sind immer der Zeitpunkt des
   Uploads sowie die Einreichung im Bieterportal der Deutschen Bahn AG
    der Auftraggeber wird mit dem wirtschaftlichsten Anbieter einen
   Rahmenvertrag über den Auftragsgegenstand schließen
   III.1.7)Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder
   Hinweise auf Vorschriften, in denen sie enthalten sind:
   Es kommen die Vertragsmuster und Vertragsbedingungen der Deutsche Bahn
   AG zum Einsatz.
   III.1.8)Rechtsform, die die Unternehmensgruppe, der der Auftrag erteilt
   wird, haben muss:
   Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Mitglieder
   der Bietergemeinschaft müssen gesamtschuldnerisch haften und einen
   bevollmächtigten Vertreter mit Abgabe des Teilnahmeantrages benennen.
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
   Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
   Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 05/07/2023
   Ortszeit: 10:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/12/2023
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   Aufträge werden elektronisch erteilt
   Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
   Die Zahlung erfolgt elektronisch
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Wir weisen darauf hin, dass die VO (EU) 2022/576 zur Änderung der VO
   (EU) Nr. 833/2014 Anwendung findet und Unternehmen, die den
   Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, aus dem
   Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
   Postanschrift: Villemomblerstr. 76
   Ort: Bonn
   Postleitzahl: 53123
   Land: Deutschland
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht
   mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1
   GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der
   Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15
   Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per
   Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines
   Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten
   Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. 
   soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den
   Vergabeunterlagen erkennbar sind  bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw.
   Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein
   Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15
   Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge
   nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
   Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen
   verwiesen.
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   01/06/2023
References
   6. mailto:Rene.Sambale@deutschebahn.com?subject=TED
   7. http://www.deutschebahn.com/bieterportal
   8. https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66
   9. mailto:Rene.Sambale@deutschebahn.com?subject=TED
  10. http://www.deutschebahn.com/bieterportal
  11. https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66
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